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Análisis eficiente en Excel: las tablas, herramienta esencial II


Netmind - Análisis eficiente en Excel: las tablas, herramienta esencial II    Artículo | Excel 2016
Joan Marimon | 03/07/18

Análisis eficiente en Excel: las tablas, herramienta esencial II

En un artículo anterior,  expuse una visión general de las innumerables ventajas que comporta trabajar con tablas en lugar de hacerlo con “simples” listas de datos. En este artículo avanzamos un poco más en los detalles. Para ello nos seguiremos basando en el mismo ejemplo, un pequeño conjunto de datos a partir de los cuales hemos realizado algunos cálculos, unos gráficos, una tabla dinámica…

Recordemos el ejemplo, basado en una lista de datos:

Gráfico de ejemplo, basado en lista de datos.
Gráfico de ejemplo, basado en lista de datos.

Vamos a analizar cada uno de los elementos usados en el ejemplo, haciendo una comparativa entre su uso como lista de datos, y su uso como tabla de datos.

Seleccionar datos

¿Cómo seleccionar los datos de una columna, por ejemplo, las poblaciones?

Ejemplos de cómo seleccionar los datos de una columna.
Ejemplos de cómo seleccionar los datos de una columna.

Lo mismo haríamos para seleccionar una fila de una tabla, y muy parecido para seleccionar todos los datos de una tabla.

Crear una columna calculada: referencias estructuradas

En primer lugar, debemos saber que, desde el momento en el que definimos una lista de datos como tabla, Excel asigna automáticamente un nombre a la tabla, y un nombre a cada columna de la tabla, coincidiendo con el nombre del encabezado (Nombre, Sexo, Edad, …). El nombre de tabla que se asigna, por defecto, siempre es del tipo tabla1, tabla2,… Lo lógico es que cambiemos este nombre por un nombre más adecuado. En este ejemplo se ha dado el nombre Nombres a la tabla.

La sintaxis mediante la cual nos referiremos, desde una fórmula externa, a una columna de la tabla será:

NombreTabla[NombreColumna]

Así, la fórmula =MAX(Nombres[Edad]) calculará la edad máxima de la columna Edad de la tabla Nombres. Estamos usando una referencia estructurada. Sin duda, es más fácil de interpretar esta fórmula que si pusiese =MAX(C2:C6).

Tanto en la lista como en la tabla hay una columna calculada, la que muestra el Estado. Comparemos las fórmulas en ambos casos:

Tabla en la que se muestra el Estado.
Tabla en la que se muestra el Estado.

¿Qué pasará si creamos una nueva columna calculada?

El comportamiento de una tabla es muy interesante en este caso.
Vamos a demostrarlo con un ejemplo, supongamos que nos interesa calcular los años que le faltan a cada persona para llegar a 40 años. Paso a paso:

1) Insertamos una columna en la tabla, por ejemplo, a la derecha de Edad.

¿Qué pasa si añadimos una nueva columna calculada?
¿Qué pasa si añadimos una nueva columna calculada?

2) En la celda D2 introducimos la fórmula:

Tras introducir la fórmula en la columna D2.
Tras introducir la fórmula en la columna D2.

3) Al pulsar Intro, ¡Automáticamente la fórmula se copia en toda la columna! Es otra característica de las tablas, basada en uno de los conceptos ya comentados en el artículo anterior: en una misma columna de una tabla sólo puede haber una única fórmula. Por este motivo, cuando introducimos una fórmula en una columna, Excel la replica automáticamente en toda la columna

4) Siguiendo con el punto anterior, ¿Nos podemos imaginar qué pasará si modificamos una fórmula de una columna de la tabla, por ejemplo, cambiamos el 40 por un 50? Seguro que han acertado la respuesta: sin tener que hacer nada, automáticamente ¡Excel modifica la fórmula en toda la columna!

Cálculos a partir de datos de una tabla: más referencias estructuradas

Vamos a analizar otro de los cálculos del ejemplo, el cálculo de Nº de mujeres:

Tabla con cálculos del ejemplo añadidos.
Tabla con cálculos del ejemplo añadidos.

Formato condicional en una tabla

Como ya se ha comentado en varias ocasiones, Excel reconoce el objeto tabla, lo que permite trabajar con dicho objeto. En el caso de un formato condicional aplicado en alguna columna de una tabla, vamos a ver qué ocurre.

Nos vamos a situar en cualquier celda de cualquier columna de la tabla Nombres, y accedemos al administrador de reglas de formato condicional. El cuadro de diálogo que aparece es:

Tabla con cuadro de diálogo abierto.
Tabla con cuadro de diálogo abierto.

Como podemos observar, Excel ha identificado el objeto de tipo tabla denominado Nombres (se puede comprobar en la parte superior del cuadro de diálogo, que muestra “Esta tabla”) y, lógicamente, muestra las reglas de formato condicional que hay en esa tabla, en este caso una única regla.

El hecho que la regla de formato condicional esté aplicada en una columna de una tabla hace que, si vamos añadiendo nuevas filas a la tabla, tanto es que sea de una línea en una línea como si añadimos cientos de líneas, automáticamente la regla se extiende, se propaga a esas nuevas filas.

Gráficos de una tabla

Los gráficos basados en datos de una tabla se crean de la misma manera que un gráfico basado en una lista o cualquier conjunto de datos.

En este caso, la diferencia no está en el proceso de creación del gráfico, sino en su posterior respuesta si se añaden nuevas filas al gráfico, ya que los valores de las nuevas filas se incorporarán automáticamente al gráfico, como se demostró en el artículo anterior:

Gráfico con valores incorporados automáticamente.
Gráfico con valores incorporados automáticamente.

Tablas y tablas dinámicas

Existe una relación muy estrecha entre las tablas y las tablas dinámicas, que da mucho juego, y se tratará en futuros artículos. Ahora, de momento, nos quedamos con un primer concepto importante: es muy útil basar siempre nuestras tablas dinámicas en tablas. De hecho, vamos a fijarnos en un detalle: si queremos hacer una tabla dinámica a partir de la tabla Nombres usaremos la opción Insertar/Tabla dinámica. El cuadro de diálogo que se abre es:

 

Cuadro de diálogo en tabla dinámica.
Cuadro de diálogo en tabla dinámica.

 

¿Cuál es la primera pregunta que nos hace Excel? ¡“Seleccione una tabla”!
Claro, si alguien no sabe qué es una tabla, ahí introduce un rango, lo que significa que la tabla dinámica siempre se basará en ese rango, a no ser que se modifique posteriormente mediante la opción correspondiente, cosa que no siempre uno recuerda que tiene que hacer…

Recordemos que, por el simple hecho que una tabla dinámica esté basada en una tabla en lugar de un rango, cuando la tabla “va creciendo”, tanto en filas como en columnas, automáticamente, cada vez que actualicemos las tablas dinámicas, éstas incorporarán los datos de las nuevas filas añadidas a la tabla, y también se incorporarán a la lista de campos las nuevas columnas incorporadas a la tabla.

Validaciones usando tablas

Otra aplicación interesante de las tablas es su uso en las validaciones de tipo lista. Imaginemos que hemos creado una validación a partir de una lista de nombres, que no es una tabla, y que permite seleccionar un nombre de la lista:

Tabla con validaciones de tipo lista.
Tabla con validaciones de tipo lista.

 

Como podemos observar, la validación permite seleccionar un país de la lista a partir de la cual hemos creado la validación. ¿Qué ocurrirá si añadimos un nuevo país al final de la lista? Como podemos ver en la siguiente imagen, la validación no se “da cuenta” de que hemos añadido un nuevo país, lo que nos obligará a editar la validación para modificar el rango de la lista:

¿Qué ocurrirá si añadimos un nuevo país al final de la lista?
¿Qué ocurrirá si añadimos un nuevo país al final de la lista?

 

¿Cómo se comporta la validación si, en lugar de basarse en una lista de tipo rango se basa en una lista que es una tabla? Vamos a comprobarlo. Definimos la lista de países como tabla, y creamos la validación basada en la columna de la tabla:

¿Cómo se comporta la validación si, en lugar de basarse en una lista de tipo rango se basa en una lista que es una tabla?
¿Cómo se comporta la validación si, en lugar de basarse en una lista de tipo rango se basa en una lista que es una tabla?

 

Si ahora añadimos un nuevo país al final de la tabla, en la validación podremos comprobar que dicho país ya aparece en la lista de validación:

Podemos comprobar que dicho país ya aparece en la lista de validación.
Podemos comprobar que dicho país ya aparece en la lista de validación.

Imprimir una tabla

En la línea de lo comentado, Excel identifica las tablas como un objeto. Una prueba más de ello es que, si debemos imprimir una tabla, sólo necesitaremos situar la celda activa en la tabla, y acceder a la opción de Imprimir; en las opciones de configuración podremos comprobar que, una de los posibilidades que se nos ofrecen, es imprimir la tabla en la que estamos situados:

¿Que hacer si queremos imprimir una tabla?
¿Que hacer si queremos imprimir una tabla?

En resumen, con lo comentado en este artículo y en el artículo anterior, podemos comprobar que trabajar con tablas en lugar de listas de datos comporta una gran cantidad de ventajas, tanto de edición, como de gestión de la información, como de consistencia de la información y de seguridad (nos aseguramos de que, por ejemplo, los resultados de las fórmulas siempre incluyen las nuevas filas incorporadas a la tabla, y lo mismo con las tablas dinámicas).

Por tanto, animo a todos los usuarios de Excel que tienen que trabajar habitualmente con listas de datos, que son muchos, que se animen a transformarlas en tablas y aprovechen todas sus innumerables ventajas. ¡¡¡Sólo hay que pulsar Ctrl +T!!! Y, además, todos aquellos que se planteen trabajar en un futuro con herramientas tipo PowerPivot o Power BI, deben empezar a trabajar con tablas de Excel cuanto antes.

Sobre el autor

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Joan Marimon es Lead Expert en Data analytics y Digital Productivity. Dispone de las siguientes certificaciones, entre otras: Data Science; Querying Data with Transact SQL; Analyizing and Visualizating Data with Power BI; así como todas las certificaciones oficiales Microsoft de Excel. Es profesor asociado en las universidades Autónoma de Barcelona y Pompeu Fabra (ESCI). Imparte formación desde 1984.


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