Bit - loader

Análisis eficiente de datos en Excel: las tablas, herramienta imprescindible

   Artículo | Excel 2016 Bit - Análisis eficiente de datos en Excel: las tablas, herramienta imprescindible
Joan Marimon | 19/10/17

Un gran número de usuarios de Excel utilizan esta gran herramienta para, además de realizar cálculos, analizar datos, esas enormes listas de miles de filas y, a veces, decenas de columnas. En los cursos que imparto para muchas empresas he tenido la oportunidad de comprobar que la inmensa mayoría de usuarios analizan y gestionan esos datos a partir de lo que podríamos llamar una lista de datos o, lo que muchos usuarios dicen equivocadamente, una tabla de datos, cuando en realidad no lo es. En este artículo me propongo explicar las diferencias entre una lista y una tabla, que son muchísimas e importantes. La forma de trabajar con una lista y con una tabla es muy, muy diferente, con un sinnúmero de ventajas a favor del trabajo con las tablas.

Como ya he dicho, en este artículo pretendo mostrar las principales diferencias, no todas, entre trabajar con listas de datos o tablas de datos.

 

Trabajando con una lista

Para poder mostrar de una manera muy visual mis explicaciones, me voy a basar en un ejemplo muy simple. La imagen que hay a continuación muestra una pequeña lista de datos, correctamente estructurada. Entendemos por una lista correctamente estructurada aquel conjunto de datos, dispuesto en filas y columnas, en los que se ha definido una primera fila de “encabezado”, en los que en cada fila hay los datos correspondientes a un “registro”, en el ejemplo, los datos de una persona, y en cada columna se muestra uno de los “campos” del registro: nombre, edad, … con el mismo tipo de dato en toda la columna (puede ser de fecha, de texto, un valor, una fórmula). Adicionalmente, esta lista está “aislada” de cualquier otro dato, es decir, tiene al menos una fila en blanco por la parte superior e inferior, y una columna en blanco por la izquierda y por la derecha, que la separan de cualquier otro dato que pueda haber en la hoja; conviene que sea así. Un último punto a tener en cuenta para que la lista esté correctamente estrucutrada: se considera que, si en una columna hay una fórmula, la misma fórmula debe estar en toda la columna, no debería haber nunca fórmulas distintas en una misma columna; tampoco, en una misma columna, debería haber celdas con datos y celdas con fórmulas.

La lista, con algunos datos de unas personas:

 

En esta lista se han introducido un par de características, que usaré para hacer la comparación al utilizar una tabla: las edades están en negrita y cursiva, y la columna estado contiene una fórmula que determina si la Edad es menor a 18, y además tiene aplicado un formato condicional que resalta automáticamente el estado “Menor”.

A partir de esta lista he realizado algunos cálculos, unos gráficos, y una tabla dinámica, que se muestran en la siguiente imagen:

 

 

Vamos a suponer que debemos añadir una fila más en la siguiente fila de la lista de datos (una fila o varias). Vamos a hacerlo y vamos analizar todo lo que ha ocurrido con todos los cálculos, gráficos, … que dependen de los datos de la lista:

 

 

Analicemos qué ha pasado:

  • Formato de la nueva fila: no se han aplicado los mismos formatos que ya había aplicados a las otras filas de la lista (a no ser que estuviesen definidos los formatos antes.
  • Formato condicional de la columna “Estado”: no se ha aplicado a la nueva fila.
  • Resultados: no se ha actualizado ninguno de los resultados.
  • Gráficos: no se ha actualizado ningún gráfico.
  • Tabla dinámica: aunque la he seleccionado y he usado el comando Actualizar, la tabla dinámica no ha cambiado.

 

Por tanto, esto significa que, para tenerlo todo correcto, deberemos dedicar un rato a hacer las modificaciones correspondientes para aplicar formatos a la nueva fila de la lista, al formato condicional, adecuar fórmulas y gráficos, a también redefinir el rango de origen de la tabla dinámica. En este caso, como todos los resultados están en una misma “pantalla”, ha sido fácil darnos cuenta de que, al introducir la nueva fila, ningún resultado ha cambiado. Pero si los distintos cálculos, gráficos, tablas dinámicas hubiesen estado repartidos entre distintas hojas del libro, el trabajo hubiese sido más lento, y es más que probable que se nos olvidase actualizar alguno de cambios, con lo que estaríamos cometiendo un grave error. ¿Cuántas veces un usuario de Excel, después de haber añadido datos a una lista, se ha olvidado de actualizar y modificar alguno de los elementos usados en este ejemplo, y se ha basado en resultados falsos para sacar conclusiones, o los ha enviado a terceras personas?

 

Trabajando con una tabla

A continuación, planteo el mismo ejemplo, pero con una única diferencia: la lista la he convertido en tabla, a la cual le he dado el nombre “Nombres”. Aparentemente la imagen es idéntica:

 

 

Sólo un pequeñísimo detalle nos indica que los datos no son una lista, sino una tabla: un pequeño “ángulo” que se muestra al final de la tabla, en la celda E6. Es la marca de fin de tabla, nos indica que esa es, actualmente, la última fila/columna de la tabla.

Como en el caso de la lista, procedo a introducir los datos de la misma persona, exactamente igual que lo he hecho en el caso de la lista, introduciendo, sin más, cada dato en cada celda de la fila 7. Como en la lista, lo único adicional que he hecho después de introducir los datos, ha sido usar el comando Actualizar de la tabla dinámica.

Analicemos el resultado:

 

 

  • Formato de la nueva fila: todos los formatos definidos en la tabla, para cada columna, se han transferido a la nueva fila. ¡Qué cómodo!
  • Formato condicional de la columna “Estado”: se ha aplicado a la nueva fila. Por tanto, automáticamente se ha configurado el rango de aplicación del formato condicional, ¡sin tener que hacer nosotros nada!
  • Resultados: ¡todos los resultados, con toda seguridad se ha actualizado! ¡Que tranquilidad no tener que estar pensando qué resultados dependen de la lista, y recordar dónde están!
  • Gráficos: ¡ambos gráficos también se han actualizado, sin tener que hacer absolutamente nada, una maravilla!
  • Tabla dinámica: como he dicho, he usado el comando Actualizar, pero nada más, no ha sido necesario redefinir ningún origen de datos para que los resultados se actualizasen; seguro que muchos de ustedes están pensando Si lo hubiese sabido antes, ¡cuánto y trabajo y errores me hubiese ahorrado!

Llegado a este punto, alguien podría pensar que el proceso de definición de una tabla a partir de una lista puede ser complicado o pesado. Nada más lejos de la realidad, sólo es necesario situar la celda activa dentro de la lista, en cualquier celda, y acceder a Insertar/Tabla. Un cuadro de diálogo nos muestra el rango de la lista, que generalmente será correcto, y nos pregunta confirmación en referencia a si la lista tiene encabezado.

La tabla que he utilizado en el ejemplo se visualiza exactamente igual que la lista, en cuanto al formato/estilo. En realidad, al crear una tabla, Excel aplica por defecto un estilo de tabla que suele tener un aspecto como el siguiente, con “filas con bandas”. Pero que se muestren o no estas filas con bandas, así como unas muchas opciones de diseño, se pueden controlar desde la pestaña contextual que se activa al tener la celda activa, valga la redundancia, dentro de la tabla.

 

 

A la vista de esta última imagen es posible que algunos de ustedes digan que ya habían visto “listas” como esta, pero quizá no eran conscientes de que se trataba de una tabla, con todas las ventajas que eso comporta (de momento, sólo saben algunas, pero hay más).

 

Conclusiones

En ese artículo sólo he querido mostrar algunas de las grandes ventajas que aporta trabajar con tablas en lugar de trabajar con listas de datos. Pero hay muchas más, como las ventajas de edición de los datos de una tabla, el trabajo con las referencias estructuradas en lugar de con referencias tipo C2:C7. En un artículo posterior me centraré en ellas.

Por poco que las listas de datos lo permitan, es muy aconsejable transformarlas a tablas, ya se han visto sus ventajas. Además, debemos tener presente que todo el potente entorno “Power” para Data Analysis que Microsoft está desarrollando en los últimos años (Power Pivot, Power Query, Power BI, …) se basa en el trabajo con tablas. Y las famosas fórmulas DAX que se usan en la aplicaciones “Power” siguen la misma filosofía que las referencias estructuradas de las tablas de Excel.

 

Así que, ¡A usar tablas!

 


Cursos relacionados
Nuestro sitio utiliza cookies para análisis. Si no estás seguro de ello, echa un vistazo a nuestra política de privacidad.